Administrative Coordinator / Coordonnateur.trice administratif.tive

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About the role:

The Administrative Coordinator contributes to the CCR’s goal of advancing the rights of refugees and migrants in Canada and beyond by ensuring strong administrative and financial processes are in place to support key programs and activities.

The Administrative Coordinator collaborates closely with the rest of the CCR team, and is supervised by the Co-Executive Director (Operations and Finance). This is a full-time position (35 hours per week), with opportunities for occasional domestic travel and limited expectations for work on weekends and evenings. The position is based in Montreal and the selected candidate will be expected to work from CCR offices at least one day per week (per the current hybrid work model, subject to change).

About the Canadian Council for Refugees :

The Canadian Council for Refugees is a leading voice for the rights, protection, sponsorship, settlement, and well-being of refugees and migrants, in Canada and globally. CCR is driven by member organizations working with, from, and for these communities from coast to coast to coast.

Committed to social justice and transformation by challenging racism, colonialism and intersecting oppressions, we undertake policy monitoring, advocacy, network building, and public education to empower members and communities to bring about systemic change.

Key responsibilities:

Administrative Coordination

  • Act as a first point of contact for people contacting the CCR, answering their questions and directing them to the appropriate staff. This includes overseeing the CCR’s phone, voicemail, and general email accounts
  • Coordinate the organization and storage of CCR’s documents, both for the staff team and for the Executive Committee
  • Coordinate the internal staff meetings of the CCR, including supporting the creating of agendas as well as tracking action items
  • Provide administrative support to the Co-Executive Directors and Executive Committee including booking meetings and providing key materials as requested
  • Support with Human Resources tasks such as administrative support during hirings (organizing CVs, scheduling interviews, as well as participating in the onboarding and orientation of new employees
  • Provide logistics support to various committees such as setting meeting times, creating Zoom/Teams links, and ensuring calendar invitations are sent out
  • Maintain office supply inventory and order new supplies; ensure staff have materials they need to fulfill their job functions
  • Liaise with office vendors as needed (internet, phone, etc.)
  • Coordinate the translation of key documents as needed

Financial & Fundraising Administration

  • Managing accounts payable and creating payment lists for approval
  • Ensure revenues are also tracked on all relevant CCR platforms (such as Keela, Wild Apricot, etc.)
  • Complete monthly reconciliations and ensure that all supporting documents are transferred to the external accountant
  • Support the creation of the organization’s annual and project budgets in consultation with the Co-Executive Directors
  • Support in the preparation of CCR’s audited statements
  • Monitoring, recording and tracking donations across platforms (Keela, CanadaHelps, Bambora, etc);
  • Ensuring that all relevant incoming donations receive acknowledgements (e.g. thank you letters) and are tracked and recorded in our database;
  • Ensure proper issuance of tax receipts

Membership

  • Following up on membership applications and renewals in collaboration with the Member Services Manager, including keeping relevant spreadsheets and databases up to date

Events and meetings

  • Support in the registration process leading up to key events (ticket sales, etc.) and manage the registration tables at events as needed
  • Book travel (plane, train, accommodation) for staff and others as needed
  • Liaise with external vendors (interpreters, venue, accommodation, etc.)
  • Coordinate with other staff to ensure that timelines to produce key materials are respected, and that they are either brought to the venue or uploaded online as needed
  • For virtual meetings, support with the creation of Zoom links and ensure that interpreters are booked as needed

Skills and experience:

We encourage applicants who may not meet all of these skills and experiences, but who are interested in growing and learning with us, to apply.

  • 2+ years of experience in administration, operations, or office support roles (nonprofit experience an asset)
  • Strong organizational skills, attention to detail, and ability to manage competing priorities
  • Basic understanding of bookkeeping or financial processes (QuickBooks, Excel an asset)
  • Experience with donor databases
  • Strong written and verbal communication skills in either English or French with capacity to work and communicate in the other language and a commitment for improvement if needed
  • High proficiency with Microsoft Office 365
  • Ability to handle sensitive and confidential information responsibly
  • Ability to be adaptable and responsive to emerging tasks with a positive and proactive attitude
  • Comfortable working independently within a small team environment
  • Demonstrated commitment to human rights, social justice and anti-oppression
  • Lived expertise as a refugee/immigrant is a strong asset.

What we offer:

  • The salary scale for this position is $ 50 960 to $ 58 240 commensurate with experience
  • 4 weeks’ vacation, as well as additional office-wide two weeks off during the winter holidays
  • 18 days combined sick/personal days
  • Group health insurance plan
  • 4% RRSP contribution per year, and the option to join the VRSP plan

Application process:

The CCR encourages and prioritizes applications from members of equity-seeking groups and will prioritize those with lived experience as refugees or migrants.

Please note that candidates must be eligible to work in Canada.

To apply, please send a resume and cover letter in a single pdf document to recruitment@ccrweb.ca, with the subject line “Administrative Coordinator”. The position will be open until filled, with an initial shortlisting process undertaken with CVs collected by March 1, 2026. Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

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À propos du poste :

La personne responsable de la coordination administrative contribue à l’objectif du CCR de faire progresser les droits des personnes réfugiées et migrantes au Canada et ailleurs en veillant à la mise en place de processus administratifs et financiers solides pour soutenir les programmes et activités clés.

La personne sélectionnée travaillera en étroite collaboration avec le reste de l’équipe du CCR et sera supervisée par la Codirectrice générale (Opérations et finances). Il s’agit d’un poste à temps plein (35 heures par semaine), comportant des possibilités de déplacement occasionnel à l’échelle nationale et des attentes limitées en matière de travail les week-ends et les soirs. Le poste est basé à Montréal et la personne dont la candidature sera retenue devra travailler depuis les bureaux du CCR au moins un jour par semaine (selon le modèle de travail hybride actuel, qui peut être modifié).

À propos du CCR :

Le Conseil canadien pour les réfugiés est un chef de file dans la défense des droits, la protection, le parrainage, l’établissement et le bien-être des personnes réfugiées et migrantes, au Canada et à l’international. Le CCR est au service des organismes membres qui travaillent avec et pour ces communautés d’un océan à l’autre.

Engagé en faveur de la justice et de la transformation sociale en luttant contre le racisme, le colonialisme et les formes d’oppressions entrecroisées, nous assurons le suivi des politiques, la défense des droits, la création de réseaux et l’éducation du public afin de donner les moyens aux membres et aux communautés d’apporter des changements systémiques.

Principales responsabilités :

Coordination administrative

  • Agir comme première personne-ressource pour les personnes qui communiquent avec le CCR, répondre à leurs questions et les diriger vers les membres du personnel appropriés. Cela comprend la supervision des appels téléphoniques au CCR, de la messagerie vocale et des boîtes de courriel générales.
  • Coordonner l’organisation et l’archivage des documents du CCR, tant pour l’équipe du personnel que pour le comité exécutif.
  • Coordonner les réunions internes du personnel du CCR, notamment en aidant à l’élaboration des ordres du jour et en assurant le suivi des actions à mener.
  • Fournir un soutien administratif aux codirectrices exécutives et au comité exécutif, notamment en planifiant les réunions et en fournissant les documents importants demandés.
  • Apporter un soutien aux tâches liées aux ressources humaines, telles que le soutien administratif lors des recrutements (organisation des CV, planification des entrevues, participation à l’intégration et à l’orientation des nouveaux membres du personnel).
  • Fournir un soutien logistique à divers comités, notamment en fixant les horaires de réunion, en créant les liens Zoom/Teams et en veillant à l’envoi des invitations via le calendrier.
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et commander de nouveaux articles au besoin; s’assurer que le personnel dispose du matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs de services du bureau, au besoin (Internet, téléphonie, etc.).
  • Coordonner la traduction de documents clés, au besoin.

Administration financière et collecte de fonds

  • Gérer les comptes fournisseurs et préparer les listes de paiements pour approbation.
  • Veiller à ce que les revenus soient correctement suivis sur toutes les plateformes pertinentes du CCR (telles que Keela, Wild Apricot, etc.).
  • Effectuer les conciliations mensuelles et s’assurer que tous les documents justificatifs sont transmis au comptable externe.
  • Appuyer l’élaboration du budget annuel et des budgets de projets de l’organisation, en collaboration avec les codirections générales.
  • Appuyer la préparation des états financiers vérifiés du CCR.
  • Assurer le suivi, l’enregistrement et la gestion des dons sur les différentes plateformes (Keela, CanadaHelps, Bambora, etc.);
  • Veiller à ce que tous les dons reçus fassent l’objet d’un accusé de réception approprié (p. ex. lettres de remerciement) et soient consignés dans la base de données;
  • Assurer l’émission adéquate des reçus fiscaux.

Adhésion

  • Assurer le suivi des demandes d’adhésion et des renouvellements en collaboration avec la personne responsable des services aux membres, notamment en tenant à jour les tableaux et les bases de données pertinentes.

Événements et réunions

  • Appuyer le processus d’inscription aux événements importants (vente de billets, etc.) et gérer les tables d’inscription lors des événements, au besoin.
  • Effectuer les réservations de voyage (avion, train, hébergement) pour le personnel et d’autres personnes, selon les besoins.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs externes (interprètes, lieux, hébergement, etc.).
  • Collaborer avec les autres membres du personnel afin de garantir le respect des délais de production des documents importants et leur acheminement vers le lieu de l’événement ou leur mise en ligne, selon les besoins.
  • Pour les réunions virtuelles, appuyer la création des liens Zoom et s’assurer que les services d’interprétation sont réservés, au besoin.

Compétences et expérience :

Nous encourageons les candidatures de personnes qui ne répondent pas nécessairement à toutes les compétences et expériences énumérées, mais qui souhaitent apprendre et évoluer avec nous.

  • Minimum de 2 ans d’expérience en matière d’administration, d’opérations ou de soutien de bureau (expérience dans le milieu communautaire ou sans but lucratif considérée comme un atout).
  • Solides compétences organisationnelles, grand souci du détail et aptitude à gérer des priorités concurrentes.
  • Connaissances de base en comptabilité ou en processus financiers (QuickBooks, Excel sont un atout).
  • Expérience avec des bases de données de donateurs.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en français ou en anglais, avec la capacité de travailler et de communiquer dans l’autre langue, et engagement à améliorer ses compétences linguistiques au besoin.
  • Maîtrise avancée de Microsoft Office 365.
  • Capacité à traiter de manière responsable des informations sensibles et confidentielles.
  • Capacité d’adaptation et de réactivité face à des tâches émergentes, avec une attitude positive et proactive.
  • Aisance à travailler de manière autonome au sein d’une petite équipe.
  • Engagement démontré envers les droits de la personne, la justice sociale et la lutte anti-oppression.
  • Une expérience vécue en tant que personne réfugiée ou immigrante constitue un atout important.

Ce que nous offrons :

  • L’échelle salariale pour ce poste est de 50 960 $ à 58 240 $
  • 4 semaines de vacances, ainsi que deux semaines de congés supplémentaires pour l’ensemble du personnel lors des vacances d’hiver
  • 18 jours de congés de maladie/de congés personnels combinés
  • Assurances collectives de soins de santé
  • Une cotisation à un REER de 4 % par année, et la possibilité de souscrire à un RVEP

Processus de candidature :

Le CCR encourage et privilégie les candidatures de membres de groupes visés par l’équité en matière d’emploi, en particulier les personnes qui ont vécu l’expérience de réfugiés ou de migrants.

Veuillez noter que les candidat.e.s doivent avoir le droit de travailler au Canada.

Pour transmettre votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation dans un seul document PDF à recruitment@ccrweb.ca, avec comme objet « Coordination administrative ». Le poste sera ouvert jusqu’à ce que le processus de présélection soit lancé à partir des CVs qui auront été reçus avant le 1 mars 2026.

Veuillez noter que seuls les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s.

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